La cosiddetta digitalizzazione dei processi aziendali ormai non è più una libera scelta, di fatto è un obbligo imposto non dalla legge ma dal contesto economico e sociale. Oggigiorno non sfruttare i vantaggi offerti dalla tecnologia significa accettare il rischio di essere sopraffatti dalla concorrenza. La digitalizzazione ormai è la finalità a cui punta non solo il legislatore ma anche le esigenze di business e di semplificazione aziendale. È risaputo infatti che la digitalizzazione permette di semplificare in modo notevole i processi decisionali e di gestione a livello aziendale. Secondo alcuni esperti tra pochi anni non esisterà nessuna azienda che non avrà completamente digitalizzato i propri processi.
Cosa significa digitalizzare la propria azienda
In molti ritengono che la digitalizzazione aziendale consista nell’acquistare qualche computer o altre tecnologie da utilizzare al posto dei classici fascicoli. Ovviamente non è così, in tal modo infatti si rischia di semplificare un processo che è nettamente più complesso e che determina una rivoluzione della struttura dell’azienda. La digitalizzazione infatti rende più smart la propria attività economica e permette di gestire al meglio tutti i documenti prodotti dall’azienda, di facilitare il dialogo con i clienti ecc., oltre ad avere un efficiente servizio email. Per fare tutto questo è necessario utilizzare particolari programmi, come Zimbra ad esempio e, se sei dubbioso sulla sua utilità, scopri le potenzialità di Zimbra Email richiedendo accesso ad una demo così da capire se possa essere il software più adatto alla propria attività.
Gestione diffusa dei documenti
Una volta effettuata la cosiddetta digitalizzazione dei documenti è possibile salvarli in un cloud centrale dove possono fare accesso tutti coloro che possiedono le credenziali, in modo da poter lavorare anche a distanza. È fondamentale ovviamente non diffondere il contenuto dei documenti aziendali, vero e proprio patrimonio della stessa, ed è per questo che la tecnologia offre ottime garanzie di sicurezza. È infatti piuttosto impossibile riuscire ad entrare in un cloud se non si hanno le credenziali. Questa particolare modalità di gestione dei documenti permette non solo di lavorare a distanza, ma anche di conservare in modo più semplice ed organizzato tutti i documenti senza rischi di smarrimento.
Semplificazione del lavoro
La digitalizzazione aziendale comporta una netta semplificazione del lavoro aziendale, la tecnologia infatti permette di gestire al meglio le risorse aziendali. Un esempio significativo di semplificazione sono sicuramente le chat bot, ovvero particolari chat programmate all’interno di canali digitali che permettono ai clienti di chiedere informazioni sull’azienda. L’aspetto rivoluzionario di questo strumento è la totale assenza di personale, la chat bot infatti sono gestite totalmente da un algoritmo che analizzano in tempo reale ciò che gli utenti scrivono e rispondono per guidarli ad acquistare un determinato prodotto, servizio o per dare una risposta precisa ad un quesito. Si tratta di una tecnologia rivoluzionaria che permette non solo di risparmiare tempo e forza lavoro, ma anche di registrare, con il dovuto consenso dell’utente, i dati di tutti coloro che interagiscono con la chat bot e registrarli in un’apposita “cassaforte virtuale” dove non possono essere adulterati.
